Laatst bijgewerkt: [DATUM]

Velora AI hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij

Velora AI is een handelsbenaming van:

Onderneming

Habak

Ondernemingsnummer

BE 1013.308.619

Adres

Weyerstraat 3, 3545 Zelem, België

E-mail

[email protected]

Telefoon

0492 20 06 30

Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens kunt u ons via bovenstaande gegevens contacteren.

2. Wat doet Velora AI

Velora AI levert een AI-telefoonassistent voor tandartspraktijken. Onze assistent heet Sedra. Sedra beantwoordt inkomende telefoongesprekken van een praktijk en helpt bij administratieve taken: het maken, verplaatsen en annuleren van afspraken, het opzoeken van bestaande afspraken en het beantwoorden van algemene praktische vragen over de praktijk.

Sedra is geen zorgverlener. Sedra stelt geen diagnoses, geeft geen medisch advies en neemt geen beslissingen over behandelingen. Wanneer een beller een medische vraag stelt, medische informatie wil geven of een dringende situatie beschrijft, wordt het gesprek doorgeschakeld naar een medewerker van de praktijk.

3. Twee verschillende situaties

Het is belangrijk om twee situaties van elkaar te onderscheiden, omdat onze rol en uw rechten daarin verschillen.

Situatie A — u neemt contact op met Velora AI

Bijvoorbeeld via het contactformulier op onze website of om een demo aan te vragen. In dat geval is Velora AI zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dit wordt behandeld in artikel 4.

Situatie B — u belt een tandartspraktijk die Sedra gebruikt

In dat geval is de tandartspraktijk de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Velora AI op als verwerker. De praktijk bepaalt waarom en hoe uw gegevens worden verwerkt; wij voeren de dienst uit in haar opdracht. Dit wordt behandeld in artikel 5.

4. Situatie A — contact met Velora AI

4.1 Welke gegevens

Wanneer u ons contactformulier of ons demo-formulier invult, verwerken wij uw naam, de naam van uw praktijk, uw e-mailadres, uw telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.

Wanneer u klant wordt, verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst en de facturatie: contactgegevens, ondernemingsnummer, adres en betaalgegevens.

4.2 Waarom en op welke grondslag

Doel	Rechtsgrond
Antwoorden op uw vraag en een demo inplannen	Artikel 6.1.b AVG — stappen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst
Zakelijke prospectie naar tandartspraktijken	Artikel 6.1.f AVG — gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie met beroepsbeoefenaars. U kunt hiertegen altijd bezwaar maken, en wij stoppen dan onmiddellijk.
Uitvoering van de overeenkomst en klantenbeheer	Artikel 6.1.b AVG
Facturatie en boekhouding	Artikel 6.1.c AVG — wettelijke verplichting

4.3 Website, hosting en beveiliging

Onze website draait op WordPress en wordt gehost bij HostGator. Voor de beveiliging en de snelle levering van de website maken wij gebruik van Cloudflare.

Cloudflare verwerkt daarbij het IP-adres en technische gegevens van elke bezoeker, om aanvallen, bots en misbruik af te weren. Dit gebeurt op grond van artikel 6.1.f AVG — ons gerechtvaardigd belang bij een beveiligde en beschikbare website. Cloudflare is gevestigd in de Verenigde Staten; voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De cookies die Cloudflare daarbij plaatst, zijn strikt noodzakelijk en worden toegelicht in onze Cookieverklaring.

Wij laden lettertypes en scripts vanaf onze eigen server. Uw IP-adres wordt bij het bezoeken van onze website dus niet naar Google of andere externe partijen gestuurd.

4.4 Hoe lang

Aanvragen die niet leiden tot een klantrelatie bewaren wij 12 maanden. Prospectiegegevens verwijderen wij onmiddellijk bij bezwaar en in elk geval 24 maanden na het laatste contact. Boekhoudkundige stukken bewaren wij 7 jaar, zoals de Belgische wet voorschrijft. Overige correspondentie over een overeenkomst bewaren wij tot 3 jaar na het einde van die overeenkomst.

5. Situatie B — u belt een praktijk die Sedra gebruikt

5.1 Onze rol

De tandartspraktijk die u belt is verwerkingsverantwoordelijke voor uw patiënten- en afspraakgegevens. Velora AI verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van die praktijk, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Wilt u uw rechten uitoefenen over gegevens die met uw afspraak te maken hebben, richt u zich dan tot de praktijk zelf. Zij kan ons instrueren en wij werken daaraan mee.

5.2 Welke gegevens Sedra verwerkt

• uw naam
• uw telefoonnummer
• uw e-mailadres
• datum en tijdstip van uw afspraak
• de reden van uw afspraak, dat wil zeggen: waarvoor u komt
• technische telefoniegegevens die nodig zijn om het gesprek tot stand te brengen en te beveiligen (nummer, tijdstip, duur, status van de oproep)

5.3 Gegevens over uw gezondheid

De reden van uw afspraak zegt iets over uw gezondheid. Het is dus een bijzondere categorie van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, en wij behandelen die informatie ook zo.

De verwerking van deze gegevens berust op artikel 9.2.h AVG: verwerking die noodzakelijk is voor het beheer van gezondheidszorgdiensten, onder de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar die aan het beroepsgeheim is gebonden. De praktijk is die beroepsbeoefenaar. Er is voor deze verwerking dus geen aparte toestemming van u nodig.

Sedra vraagt niet naar uw medische voorgeschiedenis, uw medicatie, uw symptomen of uw allergieën, en is er niet op ingericht dergelijke informatie vast te leggen.

5.4 Gespreksopnames en transcripties

Uw gesprek met Sedra wordt niet bewaard als geluidsopname. Noch Velora AI, noch de praktijk bewaart audio van uw gesprek. Bij de technische verwerking net na het gesprek is de opname gedurende ongeveer tien minuten toegankelijk via een beveiligde link. Velora haalt die niet op en bewaart ze niet; daarna vervalt de link en blijft er niets over.

Er wordt geen transcriptie van uw gesprek bewaard. Om te kunnen werken zet het systeem uw stem tijdens het gesprek tijdelijk om in tekst, en kort na het gesprek wordt daaruit de afspraakinformatie afgeleid. Die tekst wordt daarna niet bewaard. Ook een samenvatting van het gesprek wordt niet bewaard.

5.5 Waar uw gegevens terechtkomen

Uw afspraakgegevens komen terecht in de agenda en het afspraakoverzicht van de praktijk zelf, in een omgeving die de praktijk beheert. Velora AI houdt geen eigen kopie van patiëntgegevens bij.

6. Dienstverleners

Om Sedra te laten werken doen wij een beroep op gespecialiseerde technologiepartners. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en in die van de praktijk.

Dienstverlener	Rol
Twilio Inc.	Telefonie
Retell AI, Inc.	AI-spraakplatform
Make (Celonis, Inc.)	Automatisering en gegevensroutering
Cal.com	Afsprakenbeheer
OpenAI	Taalmodel, uitsluitend via Retell
ElevenLabs	Spraakweergave, uitsluitend via Retell

Google Workspace — de agenda en het afsprakenoverzicht van de praktijk — wordt door de praktijk zelf afgenomen en valt onder haar eigen overeenkomst met Google.

Met elk van deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten of van toepassing. Een actueel overzicht van onze subverwerkers stellen wij op verzoek ter beschikking aan onze klanten.

Wij gebruiken uw gegevens niet om AI-modellen te trainen, te verfijnen of te verbeteren, en wij staan onze dienstverleners niet toe dat te doen met gegevens van onze klanten.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal van onze dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten. Uw gegevens worden dus buiten de EER verwerkt.

Voor die doorgiften steunen wij op de waarborgen die de AVG voorschrijft: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (besluit 2021/914), aangevuld met het EU-VS Data Privacy Framework waar de betrokken dienstverlener daaronder gecertificeerd is, en met bindende bedrijfsvoorschriften waar die van toepassing zijn.

8. Bewaartermijnen

Gegeven	Termijn
Gespreksopname	Wordt niet bewaard
Transcriptie en samenvatting	Worden niet bewaard
Technische gespreksgegevens bij Retell	30 dagen, daarna automatisch verwijderd
Uitvoeringslogs bij Make	Zonder inhoud bewaard; de instelling « Keep Data Confidential » staat aan
Telefoniegegevens bij Twilio	Volgens het bewaarbeleid van Twilio
Afspraakgegevens bij de praktijk	Volgens het bewaarbeleid van de praktijk
Contactformulier zonder klantrelatie	12 maanden
Boekhouding	7 jaar

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) tussen alle systemen; toegangsbeveiliging met unieke inloggegevens en tweefactorauthenticatie waar beschikbaar; het bewust uitschakelen van opnames, transcripties en samenvattingen; het beperken van de gegevens die worden doorgegeven tot wat strikt nodig is; gescheiden test- en productieomgevingen; en een schriftelijke procedure voor gegevenslekken.

Wij kiezen onze dienstverleners mede op basis van hun beveiligingscertificeringen, zoals SOC 2 en ISO 27001.

10. Uw rechten

U heeft het recht op inzage in uw gegevens, op verbetering van onjuiste gegevens, op wissing, op beperking van de verwerking, op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en op overdraagbaarheid van uw gegevens. Waar een verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming altijd intrekken.

Gaat het om gegevens rond uw afspraak bij een tandartspraktijk? Richt u zich dan tot die praktijk. Zij is verwerkingsverantwoordelijke en behandelt uw verzoek; wij verlenen haar daarbij onze medewerking.

Gaat het om uw contact met Velora AI zelf? Stuur uw verzoek dan naar [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand.

U heeft daarnaast steeds het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Toezichthouder

Gegevensbeschermingsautoriteit

Adres

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

E-mail

[email protected]

Website

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. U spreekt met een AI

Sedra is een kunstmatige-intelligentiesysteem. Aan het begin van elk gesprek wordt u gezegd dat u met een digitale assistent spreekt en niet met een medewerker. U kunt op elk moment vragen om te worden doorverbonden met een mens.

Sedra neemt geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor u. Zij voert uitsluitend administratieve taken uit en beslist niets over uw gezondheid of uw behandeling.

12. Kinderen

Sedra richt zich niet specifiek tot kinderen. Wanneer een tandartspraktijk zorg verleent aan minderjarigen, blijft die praktijk verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van hun gegevens.

13. Cookies

Voor het gebruik van cookies op velora-ai.eu verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.

14. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienst, onze dienstverleners of de wetgeving wijzigen. De actuele versie staat steeds op velora-ai.eu. Bij een ingrijpende wijziging brengen wij onze klanten daarvan op de hoogte.

15. Contact

Onderneming

Habak — Velora AI

Ondernemingsnummer

BE 1013.308.619

Adres

Weyerstraat 3, 3545 Zelem, België

E-mail

[email protected]

Telefoon

0492 20 06 30